建材の受発注の電子取引データ保存、検索は日付と金額と取引先の3項目で品番は入らない

電子取引：注文書や契約書、送り状、領収書、見積書などに通常記載される事項を、紙ではなくデータでやり取りする取引。法人税と所得税（源泉徴収分を除く）の保存義務者は、そのデータをデータのまま残さなければならない（電子帳簿保存法7条）。

保存の対象は、同じ書類を紙でやり取りしたときの保存範囲と変わらない。請求書だけの話ではなく、見積書も注文書も注文請書も納品書も入る。紙に出力して綴じる運用は、2022年1月1日以後に行う電子取引では保存方法として認められなくなった。

建材の受発注で保存対象になるやりとり

クラウドサービスは、相手と直接データを渡し合う形でなくても授受にあたる。データをアップロードして取引当事者の双方が共有する形が一般的で、その共有が取引情報の授受と扱われるためだ。

受け取った取引情報を担当者が見て、日付と取引先と金額だけを自社サーバーに入力し直す方法は、保存として認められない。受け取ったデータ自体を残す必要がある。エクセルやワードで受け取ったデータをPDFに変換すること、パスワード付きのデータのパスワードを解除して保存することは、取引内容が変わるおそれのない合理的な編集として認められる。

保存するデータは、相手とやり取りしたデータそのものに限られない。EDIでXML形式のデータを受けている場合、一覧表としてエクセル形式に変換して保存する形も、その過程で取引内容が変わっていなければ認められる。手動で転記して別形式のデータを作る方法は、内容が変わる余地があるため合理的な編集にあたらない。

ダウンロードしていない納品書の扱い

発注サイトの納品書や請求書は、インターネット上でそのデータを確認できることとなった時点で授受があったとみなされる。郵送された書面が郵便受けに投函された状態と同じ扱いで、ダウンロードしなければ保存義務が生じないわけではない。サイト上で確認できるようになったことがメール等で通知されない場合は、適宜のタイミングで保存すれば足りる。

ECサイト型のサービスで、そのサイト上でデータを随時確認できる状態なら、ダウンロードして自社に持ってこなくても差し支えない。ただしこの扱いを受けられるのは、サイト側が真実性の確保と検索機能の確保の要件を満たしている場合に限られる。保存期間が満了する前にサイト上で確認できなくなる場合は、その前にダウンロードして要件に従って保存する必要がある。まとめて後から落とす運用でも、その取引の年分のうちにダウンロードすることが要る。

保存しなくてよいデータ

見積書の名称が付いていても、連絡ミスによる誤りや単純な書き損じがあるもの、事業の検討段階で作った正式な見積書前の粗々のもの、取引を希望する会社から一方的に送られてくるものは、保存の必要がないと考えられている。

紙の正本とデータが重なる場合の扱いは次の通り。

改ざん防止の4つの措置

施行規則4条1項は4つの措置を並べ、どれを選ぶかは保存義務者の任意とされている。

3号でつまずきやすいのは授受の側だ。条文が「取引情報の授受及び電磁的記録の保存を行うこと」と書いているため、履歴が残る文書管理システムに受け取ったPDFを入れているだけでは3号にあたらない。メールで受けた請求書を後からシステムに取り込む運用なら、別途4号の事務処理規程が要る。スキャナ保存では履歴の残るシステムでの保存だけで足りるので、同じシステムを両制度で使う場合に食い違いが出る。

措置は取引の形ごとに混在してよい。EDIの分は3号、メール添付の分は4号という使い分けが認められる。保存場所が取引先ごとや書類の種類ごとに複数のシステムへ分かれることも差し支えない。ただしA社の伝票はaシステム、B社の伝票はbシステムと、どこに何があるかが分かる管理は要る。同じ取引先と同じシステムでやり取りしているのに、理由なく保存先を散らして速やかに出せない状態は認められない。

4号の事務処理規程は、国税庁が法人向けと個人事業者向けのサンプルを一問一答に載せている。法人向けは、電子取引の範囲（EDI、メールでの請求書等の授受、クラウドサービス、ECサイト、インターネットバンキングなど自社の実態を具体的に書く）、対象データ（見積依頼、見積回答、確定注文、注文請け、納品、支払、入出金）、管理責任者と処理責任者、訂正削除の原則禁止、訂正削除を行う場合の申請書の記載事項という条立てになっている。申請書には申請日と取引伝票番号、取引件名、取引先名、訂正削除の日付と内容と理由、処理担当者名を書き、対象データの保存期間が満了するまで残す。

保存サービスの利用規約に訂正削除の防止に関する条項があり、利用者がそれぞれサービス提供者と契約している場合も、4号の規程を定める方法として認められる。

検索要件の3つと、外せる条件

法令が求める項目に品番も数量も現場名も入っていない。社内の探しやすさで品番や現場名を足すのは自由だが、要件を満たすかどうかの判定は3項目で決まる。

税務職員によるダウンロードの求めに応じられるようにしている場合、範囲指定と組合せの2つは不要になる。さらに次のどちらかにあたる事業者は、検索機能の確保そのものが不要になる。

免税事業者や簡易課税を使っている事業者でも、非課税売上額を足して5,000万円を超えれば売上高の条件から外れる。出力書面で外す方は、日頃から書面に出力して整理しておくことが前提で、調査のときに慌てて出力した状態では条件を満たさないと判断される余地がある。

専用ソフトがない場合の満たし方は2通り示されている。ファイル名に日付と取引先と金額を規則性を持って入れる方法（「20210131_㈱霞商店_110000」の形）と、表計算ソフトで索引簿を作ってファイル名の通し番号と対応させる方法だ。日付は和暦でも西暦でもよいが、混在は抽出の妨げになるためどちらかに統一する。取引先ごとにフォルダを分け、ファイル名には日付と金額だけを入れる形でも要件を満たす。

建材の伝票で迷う項目の決め方

複数の保存媒体に分かれて一課税期間を通じた検索ができない場合、取引先ごとに指定のEDIやプラットフォームがあるといった合理的な理由があれば、保存媒体ごとや一課税期間内の合理的な期間ごとに範囲を指定して検索できれば足りる。

猶予措置が使える場面と使えない場面

原則の要件に対応しきれない事業者向けに、税務署長が相当の理由があると認め、かつ税務調査でデータと出力書面の両方の提示または提出に応じられる場合は、保存時の要件にかかわらずデータを保存できる措置がある。事前の申請や届出は要らない。

猶予措置を使う場合でも、データ自体の保存は要る。出力書面だけを保存してデータを捨てる対応は認められず、その出力書面をスキャナ保存することも電帳法上の保存方法にならない。整備が終わって事情が解消した後の取引には、この措置は使えない。

出力書面を捨てて検索要件で対応する方向へ切り替える場合は、3つの検索要件を確保した上で、書面の廃棄と引き換えにデータのみを保存する形なら要件を満たす。

消費税の側は扱いが分かれる。法人税と所得税では出力書面による保存の措置が廃止されたが、消費税法上は、電子インボイスを整然とした形式と明瞭な状態で出力した書面を保存すれば仕入税額控除を受けられる。データの保存の有無が税額計算に影響することを踏まえた扱いで、電子で受け取った請求書について控除を受けるには、登録番号や消費税額など適格請求書として必要な事項を満たすデータの保存が要る。

保存期間と保存場所

保存場所は、その取引情報を書面で受け取ったとした場合に、各税法の規定でその書面を保存すべきこととなる場所。その保存場所に置いた端末から画面と書面に速やかに出力できる状態であれば、クラウドサービスを使っていても、サーバーが海外にあっても、保存場所に保存されているものとして扱われる。バックアップは法令上の要件ではない。

システムを入れ替えるときは、旧システムから取り出して新システムに取り込むまでの間も改ざん防止措置が要る。タイムスタンプを引き継げない場合でも、移行時の訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用すれば要件を満たす。移行前のシステムでどう要件を満たしていたかを説明できるよう、取扱説明書などを残しておく形が望ましいとされている。